Datenschutzerklärung

Invoiceize („wir“, „uns“ oder „unser“) betreibt invoiceize.com (den „Dienst“), ein kostenloses Online-Werkzeug für Rechnungen, Quittungen, Angebote und Lohnabrechnungen. Diese Datenschutzerklärung beschreibt, welche Informationen der Dienst verarbeitet, wo sie gespeichert werden und welche Möglichkeiten du hast.

1. Das Wichtigste in Kürze

• Für den Dienst brauchst du kein Konto. Alle Funktionen zur Dokumenterstellung stehen auch ohne Konto zur Verfügung.
• Ohne Konto bleiben deine erstellten Dokumente, Entwürfe und dein Markenprofil im Browser auf deinem Gerät. Wir erhalten diese gespeicherten Daten nicht. Lohnabrechnungen können Lohnangaben und die letzten vier Stellen der US-Sozialversicherungsnummer enthalten. Der Editor speichert keine vollständige Nummer.
• Wenn du dich anmeldest, werden die Dokumente auch in unserer Cloud-Datenbank gespeichert, damit du sie auf anderen Geräten öffnen kannst. Nur dafür verwenden wir sie. Wir verkaufen sie nicht, geben sie nicht weiter und nutzen sie weder für KI-Training noch für personalisierte Werbung. Du kannst sie jederzeit exportieren oder löschen. Einzelheiten stehen in Abschnitt 8.
• Wenn du „Scannen und ausfüllen“ nutzt, wird die gewählte Datei oder der eingefügte Text an ein KI-Modell gesendet, das die Rechnungsdaten ausliest. Der Inhalt wird für diese eine Anfrage verwendet und nicht gespeichert. Siehe Abschnitt 3.
• Wir verwenden Google Analytics und Microsoft Clarity, einschließlich Sitzungsaufzeichnungen und Heatmaps von Clarity. Abschnitt 4 erläutert, welche Daten erfasst werden und wie du diese Dienste blockieren kannst.
• Wenn du uns eine Rückmeldung sendest, erhalten wir deine Nachricht und deine E-Mail-Adresse, sofern du sie angibst.
• Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und zeigen keine Werbung an.

2. Dokumente im Browser

Der Editor speichert deine Eingaben im lokalen Speicher des Browsers auf dem verwendeten Gerät. Dazu gehören Unternehmens- und Kundennamen, Anschriften, Positionen, Beträge, Hinweise, Zahlungsangaben und hochgeladene Logos. Auch der aktuelle Entwurf, deine letzten Dokumente und dein Markenprofil werden dort gespeichert. Wenn du die Seite wieder öffnest, kannst du weiterarbeiten.

• Ohne Anmeldung werden diese Dokumente nicht mit anderen Geräten oder Browsern synchronisiert. Bei Anmeldung werden sie zusätzlich wie in Abschnitt 8 beschrieben mit deinem Konto synchronisiert.
• Unter „Meine Rechnungen“ kannst du einzelne Dokumente löschen. Lösche die Website-Daten in deinen Browsereinstellungen, um alle lokalen Daten auf einmal zu entfernen. Private Fenster verwerfen die Daten beim Schließen.
• Wir können gelöschte Dokumente nicht wiederherstellen.
• Der Browser erstellt die PDFs auf deinem Gerät. Beim Herunterladen oder Drucken entscheidest du selbst, wer die Datei erhält.

3. Scannen und ausfüllen (optional)

Der Editor kann Felder aus einem Foto, Bildschirmfoto, PDF oder eingefügtem Text übernehmen. Bei der Dokumenterstellung werden Inhalte für diese Verarbeitung nur dann von deinem Gerät gesendet, wenn du die Funktion auswählst.

• Der Browser verkleinert Bilder zuerst. Bei PDFs extrahiert er den Text der ersten Seiten. Bei gescannten PDFs wandelt er diese Seiten in Bilder um. Nur dieser Inhalt wird gesendet.
• Unser Server leitet den Inhalt über OpenRouter an einen KI-Modellanbieter weiter. Dieser liefert die Rechnungsfelder zurück und verarbeitet den Inhalt nach den Bedingungen von OpenRouter und seinen eigenen Bedingungen.
• Wir verwenden den Inhalt ausschließlich zur Bearbeitung der Anfrage und schreiben ihn weder in eine Datenbank noch in einen Dateispeicher.
• Um die Funktion kostenlos zu halten und Missbrauch zu begrenzen, zählen wir die Importe pro IP-Adresse und Tag. Ohne Anmeldung kann eine Prüfung durch Cloudflare Turnstile erforderlich sein.
• Importiere nur Dokumente, die du mit einem Drittanbieter teilen darfst.

4. Analyse und Sitzungsaufzeichnungen

Um zu verstehen, welche Seiten und Funktionen genutzt werden und wo Schwierigkeiten auftreten, lädt der Dienst folgende Werkzeuge:

• Google Analytics erfasst besuchte Seiten, verweisende Websites, ungefähren Standort, Geräte- und Browsertyp sowie Ereignisse wie PDF-Downloads oder Layoutwechsel. Solche Ereignisse enthalten Einstellungen wie Layout oder Währung und keine Texte aus deiner Rechnung. Google verarbeitet die Daten nach seiner eigenen Datenschutzerklärung.
• Microsoft Clarity erfasst Klicks, Scrollen und Mausbewegungen und erstellt Heatmaps sowie Sitzungsaufzeichnungen, mit denen sich ein Besuch nachverfolgen lässt. Die Aufzeichnungen können auf der Seite sichtbare Inhalte und damit auch Eingaben im Editor enthalten. Der Lohnabrechnungseditor, sein Download-Dialog und Lohnabrechnungseinträge in den letzten Dokumenten werden in Clarity maskiert. Namen und Lohnbeträge von Beschäftigten werden dort daher nicht erfasst. Microsoft verarbeitet die Daten nach seiner eigenen Datenschutzerklärung.
• Unser eigener Seitenaufrufzähler erfasst den Seitenpfad, die verweisende Website, Land, Geräte- und Browsertyp sowie einen mit Salt gebildeten Einweg-Hash aus IP-Adresse und Browser. Damit zählen wir eindeutige Besucher. Die IP-Adresse selbst wird im Zähler nicht gespeichert.

Analyse blockieren. Der Editor funktioniert auch ohne diese Dienste. Du kannst den Tracking-Schutz deines Browsers oder einen Inhaltsblocker nutzen, Drittanbieter-Cookies in den Einstellungen blockieren oder das Browser-Add-on zur Deaktivierung von Google Analytics installieren.

5. Rückmeldungen

Wenn du das Rückmeldeformular verwendest, erhalten wir die gewählte Kategorie, deine Nachricht und die Seite, von der du sie sendest. Deine E-Mail-Adresse erhalten wir nur, wenn du sie eingibst, damit wir antworten können. Unser eigener Supportdienst verwendet die Rückmeldung ausschließlich für die Antwort und zur Verbesserung des Dienstes. Die IP-Adresse wird kurzzeitig zur Begrenzung von Missbrauch verwendet.

6. Hosting, Schriftarten und Protokolle

• Cloudflare hostet den Dienst und verarbeitet IP-Adresse und Anfragedaten, um Seiten auszuliefern und Angriffe abzuwehren. Zur Sicherheit und Fehlerbehebung kann Cloudflare kurzlebige Protokolle speichern.
• Google Fonts stellt die Schriftarten bereit. Der Browser lädt sie von Google. Dabei erhält Google deine IP-Adresse.

7. Cookies und lokaler Speicher

• Der lokale Speicher enthält Entwürfe, letzte Dokumente und das Markenprofil wie in Abschnitt 2 beschrieben. Dieser Browser-Speicher wird nicht an uns übertragen.
• Analyse-Cookies von Google Analytics und Microsoft Clarity erkennen wiederkehrende Besuche und ordnen Seitenaufrufe einem Besuch zu. Du kannst diese Cookies blockieren und den Editor weiter verwenden.
• Wir setzen keine Werbe-Cookies ein.

8. Optionales Konto und Cloud-Synchronisierung

Die Anmeldung ist freiwillig. Sie speichert Dokumente in deinem Konto, damit du sie auf deinen Geräten öffnen kannst. Mit dem Konto sind keine Guthaben, kostenpflichtigen Funktionen oder weiteren Funktionen verbunden.

• Was wir speichern. Für dein Konto speichern wir E-Mail-Adresse und Name. Bei der Anmeldung über Google speichern wir Name und Profilbild von Google. Bei Anmeldung mit E-Mail und Passwort speichern wir den Passwort-Hash. Zu Anmeldesitzungen speichern wir IP-Adresse und Browser. Für die Synchronisierung speichern wir die gespeicherten Rechnungen, Quittungen, Angebote und Lohnabrechnungen einschließlich der darin enthaltenen Beschäftigtendaten, deine aktuellen Entwürfe, dein Markenprofil, die zuletzt verwendete Nummer je Dokumentart und eingebettete Logos.
• Wofür wir die Daten verwenden. Die Dokumente werden ausschließlich gespeichert, damit sie auf deinen Geräten verfügbar sind. Über unsere Verwaltungswerkzeuge können wir die synchronisierten Dokumente nicht einsehen. Wir verwenden sie weder für KI-Training noch für Werbung und verkaufen oder teilen sie nicht. Cloudflare hostet die Datenbank. Die Analysedienste und Clarity-Sitzungsaufzeichnungen aus Abschnitt 4 funktionieren mit und ohne Anmeldung gleich.
• Wie wir die Daten schützen. Die Übertragung erfolgt über HTTPS. Cloudflare verschlüsselt die Daten in der D1-Datenbank im Ruhezustand. Nur bei deinem Konto angemeldete Anfragen können deine Dokumente lesen oder ändern. Logos werden privat zusammen mit den Dokumenten gespeichert und sind nicht über öffentliche Links abrufbar.
• Erste Anmeldung auf einem Gerät. Wir fragen, ob vorhandene Dokumente aus dem Browser in deinem Konto gespeichert werden sollen, und weisen darauf hin, falls Lohnabrechnungen darunter sind.
• Export und Löschung. Unter „Meine Rechnungen“ kannst du sämtliche Cloud-Daten als JSON-Datei exportieren oder löschen. Die Löschung wirkt sofort in der Datenbank und auf anderen Geräten bei deren nächster Synchronisierung. Sicherungskopien für die Notfallwiederherstellung verfallen innerhalb von 30 Tagen. Bei einer Wiederherstellung wenden wir deine Löschung erneut an, bevor die Daten genutzt werden.
• Abmelden. Nach der Abmeldung zeigt der Browser keine Dokumente deines Kontos mehr an. Auf gemeinsam genutzten Geräten kannst du „Abmelden und Daten von diesem Gerät löschen“ wählen, um auch die lokale Kopie zu entfernen.

9. Weitergabe

Wir geben Informationen an die genannten Dienstleister weiter, soweit diese sie zur Leistungserbringung benötigen. Dazu gehören Cloudflare für Hosting und Cloud-Datenbank, Google, Microsoft sowie OpenRouter und dessen KI-Modellanbieter beim Scannen. Eine Weitergabe kann außerdem gesetzlich vorgeschrieben sein oder bei einer Fusion oder Veräußerung des Dienstes erfolgen. Wir verkaufen oder vermieten keine personenbezogenen Daten.

10. Aufbewahrung

Dokumente bleiben im Browser, bis du sie oder die Browserdaten löschst. Synchronisierte Dokumente bleiben im Konto, bis du sie oder dein Konto löschst. Datenbanksicherungen verfallen innerhalb von 30 Tagen. Scan-Inhalte werden nach Abschluss der Anfrage nicht aufbewahrt. Der tägliche Importzähler je IP-Adresse gilt nur für den aktuellen Zeitraum. Rückmeldungen speichern wir so lange, wie wir sie zur Beantwortung und Nachbearbeitung brauchen. Für Analysedaten gelten die Aufbewahrungseinstellungen der jeweiligen Anbieter.

11. Deine Rechte

Je nach Wohnort kannst du das Recht haben, Auskunft über gespeicherte personenbezogene Daten zu erhalten, sie berichtigen oder löschen zu lassen oder ihrer Verarbeitung zu widersprechen oder diese einzuschränken. Ohne Konto gelangen deine lokal erstellten Dokumente nicht zu uns. Synchronisierte Dokumente kannst du unter „Meine Rechnungen“ selbst exportieren oder löschen. Für andere Daten, etwa dein Konto oder eine Rückmeldung, erreichst du uns unter [email protected].

12. Kinder

Der Dienst richtet sich nicht an Kinder unter 13 Jahren. Wir erheben nicht wissentlich personenbezogene Daten von ihnen. Wenn du glaubst, dass ein Kind uns solche Daten gesendet hat, kontaktiere uns. Wir löschen sie dann.

13. Verarbeitung in anderen Ländern

Unsere Dienstleister können Informationen in anderen Ländern verarbeiten, deren Datenschutzvorschriften sich von denen deines Landes unterscheiden.

14. Änderungen

Wir können diese Erklärung aktualisieren. In diesem Fall veröffentlichen wir die neue Fassung auf dieser Seite und ändern das oben angegebene Datum.

15. Kontakt

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung erreichst du uns unter [email protected].