請求書とは？役割・記載項目・領収書や見積書との違い

請求書は、商品やサービスを提供した側が、合意した代金の支払いを求める書類です。発行者と請求先、明細、請求金額、支払期限、支払方法を示します。双方が取引と支払いを照合するための記録にもなります。

請求書の役割

1. 支払う金額と期限を伝える。 相手の経理担当者が書類だけで手続きを進められるよう、振込先や支払方法も記載します。
2. どの取引かを特定する。 取引日、明細、契約や発注の番号を残しておくと、入金時に照合できます。
3. 合意した条件を確認できるようにする。 値引きや前受金、支払期限などを、見積書や発注書の内容に合わせます。

請求書の内容は、契約や受諾済みの見積もりなど、元の取引条件に基づきます。

どんなときに発行するか

場面	使う書類
依頼された仕事が完了し、代金を受け取っていない	合意した金額と支払期限を示す請求書
着手金を受け取る条件になっている	着手金の請求書。最終請求時に入金済み額を反映
店頭などで代金を受け取った	支払いの受領を示す領収書
作業の依頼が確定しておらず、先に金額を伝えたい	見積書

たとえば、ウェブ制作12万円のうち着手金4万円を受け取った場合、納品後の請求書に「契約額12万円、受領済み4万円、今回の請求額8万円」と示すと、取引先が二重に支払うのを防げます。

請求書が見つからずに先方が入金を保留している場合は、発注番号や承認担当者を確認し、元の取引に紐付けて再送します。支払済みなら、入金記録を先に確認してください。

請求書に記載する8つの項目

1. 発行者情報。 会社名または屋号・氏名、住所、連絡先。
2. 請求書番号。 発行した請求書を一意に識別する番号。
3. 日付。 発行日、支払期限、必要に応じて取引日や対象期間。
4. 請求先。 正式な会社名、部署・担当者、請求先住所。
5. 明細。 品目、数量、単価、行ごとの金額。
6. 小計と調整。 値引き、税額、送料などを明細と分けて表示。
7. 請求額。 通貨を明示し、前受金や一部入金を反映した残額。
8. 支払情報。 振込先、支払方法、照合に必要な番号や備考。

取引先から発注番号を渡された場合は、自社の請求書番号とは別に記載します。たとえば、請求書番号は INV-0042、発注番号は PO-7731 です。自社の番号の決め方は請求書の作り方で詳しく説明しています。

請求書、領収書、見積書、発注書の違い

書類	発行する側	何を伝えるか
見積書	商品やサービスを提供する側	依頼前の予定価格、作業範囲、条件
発注書	商品やサービスを依頼する側	発注する内容、数量、合意した金額
請求書	商品やサービスを提供する側	支払う金額、期限、支払方法
領収書	代金を受け取った側	支払いを受け取ったこと
取引明細・残高明細	主に商品やサービスを提供する側	一定期間の複数の請求と入金の状況

見積もりには見積書作成ツール、入金後の受領記録には領収書作成ツールを利用できます。PDFの請求書と、システム間で交換する構造化電子請求書は形式が異なります。先方が特定の形式を指定している場合は事前に確認します。

請求のパターン

• 納品後に請求する。 1回の取引をまとめて請求します。
• 作業時間で請求する。 作業日や案件ごとに時間を分けます。時間単価のテンプレートが使えます。
• 着手金や中間金を請求する。 工程ごとの合意額を記録し、最終請求で受領済みの金額を示します。
• 毎月請求する。 対象月、契約で決めた定額、追加作業があればその明細を示します。
• 訂正が必要になった。 元の書類を特定し、取引先と照合できる形で訂正内容を記録します。

請求書の必要項目や保存期間は、取引内容や適用される制度で異なります。登録番号や税率ごとの内訳などが必要な取引は、税務当局の案内や専門家に確認してください。

請求書の記入例

ウェブ制作を請け負った青空デザインが、みどり企画へ請求する例です。発行日は2026年9月26日、支払期限は10月26日、請求書番号は INV-0042 とします。

内容	数量	単価	金額
ウェブサイトのデザイン（5ページ）	1件	240,000円	240,000円
原稿の作成	6時間	7,500円	45,000円
写真素材の利用料	3点	2,000円	6,000円
小計			291,000円
税額（例として10%）			29,100円
合計			320,100円
受領済みの着手金			−100,000円
今回の請求額			220,100円

各行は数量に単価を掛けて計算します。明細を合計した291,000円に例示の税額29,100円を加え、着手金10万円を差し引くと、請求額は220,100円です。支払方法の欄には振込先と、照合に使う請求書番号を記載します。

この形式は無料の請求書作成ツールで作成できます。作業別のひな形が必要ならテンプレート一覧から選べます。

送る前に確認すること

番号の重複、請求先の正式名称、取引内容、支払期限、税額、通貨、残額、振込先を確認します。PDFにして見た目を確認し、送付した版を発注記録と一緒に保管しておくと、後で入金を照合しやすくなります。

よくある質問

請求書は支払った証明になりますか？

請求書が示すのは支払いの依頼です。受領を確認するには、領収書、振込記録、支払日と方法が記された入金済みの書類などを確認します。

請求書はいつ送りますか？

納品や契約で決めた請求の区切りに合わせて送ります。毎月請求する取引は、締め日と支払期限を先方と確認しておきます。

発注番号の記載は必要ですか？

取引先が指定した場合は、その番号を請求書に記載します。自社で振った請求書番号も併記すると、双方が同じ取引を見つけやすくなります。

請求書は会計ソフトなしでも作れますか？

文書作成ソフト、表計算ソフト、オンライン生成ツールなどで作れます。必要な情報を記載し、発行した書類を保存してください。各方法の違いは請求書の作り方で比較しています。