請求書の作り方｜記載項目・計算例・PDFでの送り方

請求書には、発行者と請求先の情報、請求書番号、発行日、取引の明細、請求額、支払期限、支払方法を記載します。取引先と合意した内容と照らし合わせてからPDFにし、経理担当者へ送ります。すぐに作成したい場合は、無料の請求書作成ツールで明細と金額を入力できます。

作成前にそろえるもの

• 発行者の情報。屋号や会社名、住所、連絡先。取引に応じて必要な登録番号も確認します。
• 請求先の情報。正式な法人名、部署名、担当者名、請求先住所。先方の発注番号が必要かも確認します。
• 取引内容。納品物や作業名、取引日や対象期間、数量、合意した単価。
• 入金と支払条件。前受金や値引きの有無、支払期限、振込先の情報。

領収書や見積書との使い分けを確認したい場合は、請求書とは何かもご覧ください。

請求書を作成する9つの手順

1. 発行者の情報を入れる

会社名や屋号、住所、問い合わせ先を記載します。任意でロゴを加えると、受け取った側が発行元を見分けやすくなります。繰り返し使う情報はブランドキットに保存できます。

2. 請求先と送付先を確認する

請求書の宛名には、相手が経理で使用する正式名称を記載します。担当者個人に送る場合は氏名を、会社や部署に送る場合は組織名を確認します。納品先と請求先が異なる場合は、混同しないよう分けて記載します。

3. 請求書番号を付ける

自社で重複しない番号を振ります。たとえば INV-0001 のような連番や、年を入れた 2026-001 が使えます。発行済みの請求書を訂正する際は、元の番号と訂正版の対応を記録しておくと追跡しやすくなります。

4. 発行日と支払期限を書く

発行日には書類を発行した日を入れます。支払期限は契約や発注時の条件を確認し、「発行から30日以内」のような表現に加えて、具体的な日付も示します。対象となる作業期間が重要な場合は、明細にも記載します。

5. 品目、数量、単価を明細にする

一つの行に一つの品目や作業を書き、数量と単価を示します。「制作一式」だけで伝わりにくい場合は、対象ページ、作業期間、修正回数などを明記します。時間単価なら時間単価の請求書テンプレート、作業と部材を分ける場合は工事・作業向けのテンプレートが使えます。

6. 値引き、税額、送料を分ける

明細の合計を小計とし、値引きや送料は別の行で示します。税額を記載する場合は、適用する税率と計算の対象を確認します。税務上の記載事項や端数処理は取引により異なるため、実際の請求では自社に適用される条件を確認してください。

7. 合計と今回の請求額を示す

合計額と通貨を明記します。前受金や一部入金がある場合は、すでに支払われた額を差し引き、今回支払う残額を分かりやすく表示します。

8. 支払方法と備考を加える

振込の場合は銀行名、支店名、口座種別、口座番号、口座名義を確認します。支払いの照合に必要なら、振込名義や請求書番号の記載を依頼します。取引条件や連絡事項がある場合は、備考にまとめます。

9. PDFを確認して送る

PDFに出力し、宛名、明細、金額、振込先が正しいか再度確認します。ファイル名に番号を入れると、送付後も探しやすくなります。メール本文には請求書番号、合計、支払期限を簡潔に添えます。

請求書を作る方法を選ぶ

方法	向いている場面	確認したい点
Word・Google ドキュメント	文章やレイアウトを細かく調整したい	金額計算と番号管理は自分で行う
Excel・Google スプレッドシート	繰り返し使う計算式や台帳が必要	数式を上書きしていないか、印刷範囲に収まるか
オンライン生成ツール	金額を計算しながらPDFを手早く作りたい	保存先と、必要な項目を入力できるか
会計・請求管理ソフト	請求と入金、会計記録をまとめて管理したい	契約条件、設定の手間、必要な帳票に対応するか
決済サービス	カードやオンラインで支払ってもらいたい	決済手数料と請求書の項目を確認する

Excelなら、数量をB列、単価をC列に置いたとき、明細金額は =B2*C2、小計は =SUM(D2:D10) のように計算できます。Wordやスプレッドシートを使う場合も、送付前にPDFの改ページを確認してください。請求書テンプレート一覧から、フリーランス向けや空欄のひな形も選べます。

計算例｜撮影費に値引きと送料を加える

明細	数量	単価	金額
イベント撮影	4時間	15,000円	60,000円
写真の編集	25枚	1,200円	30,000円
アルバム制作	1冊	18,000円	18,000円
小計			108,000円
値引き（10%）			−10,800円
税額（例として10%）			9,720円
送料			1,500円
今回の請求額			108,420円

この例では、小計108,000円から10,800円を引き、97,200円に対して税額を計算しています。最後に送料を加えます。税率や送料の扱いは計算手順を示すための例です。

送付前のチェックリスト

• 発行者と請求先の正式名、住所、担当者を確認した
• 請求書番号が重複していない
• 発行日、対象期間、支払期限が明記されている
• 数量と単価、小計、値引き、税額、送料の計算が合っている
• 前受金を反映し、通貨と支払うべき残額を示している
• 振込先に誤りがなく、PDFの全ページを確認した

送付後は、請求書番号、送付日、期限、入金日を台帳に記録します。期限を過ぎた場合は、先方が書類を受け取っているかを確認し、番号と金額を添えて連絡します。入金後に受領の証明が必要なら、領収書作成ツールを使えます。

よくある質問

無料で請求書を作れますか？

Invoiceizeでは、アカウント登録なしで請求書を作成し、PDFを保存できます。WordやExcelなどに使い慣れたひな形があれば、それを使う方法もあります。

請求書番号は何番から始めればよいですか？

INV-0001 や 2026-001 のように、以降も管理しやすく重複しない形式を選びます。先方から発注番号を指定された場合は、自社の請求書番号と別の欄に記載します。

スマートフォンでも作れますか？

ブラウザーから作成できます。明細が多い場合は、出力されたPDFで改ページや金額の列を確認してください。

送信後に間違いに気づいた場合は？

まず相手に連絡し、どの番号の請求書を訂正するか伝えます。すでに経理処理されたかどうかを確認し、必要な訂正方法を先方とすり合わせます。元の書類と訂正の記録を一緒に保管します。

見積書は請求書として使えますか？

見積書は作業や商品の予定額を提示する書類です。請求書では、合意した取引に対して支払う金額と期限を示します。