Qué es una factura, qué datos lleva y ejemplo

Una factura identifica al vendedor y al comprador, describe los productos o servicios, detalla sus precios e impuestos y recoge el importe de la operación. Sirve para solicitar el pago de lo acordado y deja constancia de la operación para ambas partes.

Una factura clara permite a quien tramita el pago comprobar qué se entregó, qué se debe y cómo abonarlo. Puedes preparar una con el generador de facturas o seguir la guía sobre cómo hacer una factura.

Para qué sirve una factura

• Cobrar. Indica cuánto debe pagar el cliente, en qué fecha y por qué vía.
• Registrar una venta. El emisor conserva la factura como registro del ingreso y el destinatario como justificante del gasto.
• Identificar el acuerdo. Puede incluir la referencia del pedido o presupuesto, las condiciones de pago y los anticipos. Así ambas partes pueden relacionarla con lo que acordaron.

Si falta una factura, el cliente puede quedarse sin un documento para aprobar el pago. Si ya ha pagado, registra el cobro para evitar una solicitud duplicada. Conserva el contrato o presupuesto, la factura y el justificante de pago juntos.

Qué datos incluye

1. Emisor. Nombre o razón social, domicilio, datos de contacto y NIF cuando corresponda.
2. Número de factura. Una referencia única, por ejemplo 2026-0042, dentro de la serie que uses.
3. Fechas. Fecha de emisión, vencimiento y, si procede, fecha de entrega o periodo del servicio.
4. Cliente. Nombre o razón social, domicilio de facturación e identificación fiscal cuando corresponda.
5. Conceptos. Descripción, cantidad, precio unitario e importe de cada producto o servicio.
6. Descuentos e impuestos. Subtotal, ajustes, base, tipo y cuota del impuesto aplicable.
7. Total e importe pendiente. Moneda, total y anticipo ya pagado, si lo hubo.
8. Datos y condiciones de pago. Por ejemplo, IBAN, referencia de la transferencia y fecha de vencimiento acordada.

El número de pedido identifica la compra en el sistema del cliente. Si te lo facilita, añádelo a la factura. El número de factura identifica tu propio documento. Sigue tu serie y evita reutilizar números.

Diferencias entre factura, recibo y presupuesto

Documento	Quién lo emite	Cuándo se utiliza
Presupuesto	Proveedor	Antes del trabajo, para que el cliente apruebe precio y alcance
Pedido	Comprador	Al autorizar la compra, como referencia para su tramitación
Factura	Proveedor	Tras la entrega o al alcanzar un hito de cobro acordado
Recibo	Quien recibe el pago	Después de cobrar, para dejar constancia
Extracto de cuenta	Proveedor	Periódicamente, para resumir facturas y pagos

La factura solicita el pago y el recibo confirma que se ha efectuado. Si ya has recibido una parte, anota el anticipo para que el cliente pueda comprobar el saldo. En un proyecto que aún no se ha aprobado, prepara el presupuesto.

Tipos habituales de factura

• Ordinaria. Para una venta o un servicio con precio acordado.
• Por horas. Separa las horas y tarifas por tarea o periodo. Puedes usar la plantilla de factura por horas.
• Por hitos. Identifica la fase facturada y los pagos previstos para el resto del proyecto.
• De anticipo. Identifica el importe que se solicita por adelantado. Tenlo en cuenta al preparar la factura final.
• Recurrente. Cubre un periodo de un servicio continuo. Indica qué mes o tramo se cobra.
• Rectificativa. Corrige una factura emitida. Comprueba el procedimiento y las referencias que correspondan.
• Proforma. Presenta los importes de una operación prevista para que se pueda revisar antes de emitir la factura.
• Electrónica estructurada. Se intercambia en un formato legible por sistemas informáticos. Invoiceize genera un PDF convencional. Comprueba qué formato te pide el cliente y cuáles son los requisitos de tu operación.

Ejemplo de factura completa

Estudio Olivo factura el diseño de una web a Taller Norte. La factura 2026-0042 se emite el 26 de septiembre y vence el 26 de octubre. Identifica el pedido del cliente TN-7731 y muestra un anticipo de 1000,00 €.

Concepto	Cantidad	Precio unitario	Importe
Diseño web de cinco páginas	1	2400,00 €	2400,00 €
Redacción de textos (horas)	6	75,00 €	450,00 €
Licencias de fotografía	3	20,00 €	60,00 €
Subtotal			2910,00 €
IVA (21 %)			611,10 €
Total			3521,10 €
Anticipo abonado			−1000,00 €
Importe pendiente			2521,10 €

Las tres líneas suman 2910,00 €. Aplicando el tipo ilustrativo del 21 %, la cuota es de 611,10 €. Tras restar el anticipo al total, quedan 2521,10 € por transferir. El emisor añade los datos de ambos negocios y su IBAN, con el número de factura como referencia de pago.

Puedes recrear el ejemplo en el generador o abrir una plantilla para autónomos, de consultoría, para contratistas o en blanco.

Antes de enviar

Comprueba el número y las fechas, los datos del emisor y el cliente, la referencia de pedido, cada cantidad y precio, los impuestos, la moneda, el anticipo y el importe pendiente. Confirma el medio de pago y guarda una copia con un nombre reconocible. Las obligaciones de emisión y los datos fiscales dependen de la operación. Si tienes dudas, comprueba qué requisitos se aplican antes de emitir el documento.

Preguntas frecuentes

¿Una factura demuestra que ya se ha pagado?

La factura identifica el importe de la operación. Para acreditar el pago, conserva el recibo, el justificante bancario o la factura con la constancia del cobro.

¿Una factura es un contrato?

El acuerdo puede constar en un contrato, un presupuesto aceptado o un pedido. La factura documenta el cobro asociado a ese acuerdo.

¿Qué significa pago a 30 días?

Indica que el importe vence al cabo de 30 días según las condiciones pactadas. Escribe la fecha concreta de vencimiento para que el cliente pueda verificarla.

¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas?

Los plazos dependen de la legislación, de la actividad y de la operación. Consulta qué periodo te corresponde y organiza las facturas emitidas y recibidas por año y número.

¿Puedo crear una factura sin un programa de contabilidad?

Puedes preparar una factura en un documento, una hoja de cálculo o un generador online. Revisa que contenga los datos necesarios y conserva una copia. La guía sobre cómo hacer una factura explica los pasos.