如何制作发票（Invoice）：完整步骤指南
Luki
制作一张发票（invoice），先在顶部写上你和客户的信息，再加上唯一的发票编号和开票日期，然后逐行列出每项商品或服务的数量、单价和金额，加上折扣、税费和运费，写明应付总额，最后注明到期日和付款方式。存成 PDF 发给客户即可。
如果你现在就要开一张，首页的免费发票生成器三步就能做完。这篇是完整版：一张好发票背后的每个决定、可用工具的优缺点、一张算清每个数字的示例，以及发出去之后该做什么。
先说明一点：本文说的 invoice 是卖方自己制作的请款单据，常用于向海外客户收款，或作为国内合作中的请款单、形式发票。在中国大陆，用于报销入账和抵扣的税务发票只能通过电子税务局开具，任何第三方工具都不能代替，区别可以看Invoice 是什么。
我是 Invoiceize 的作者，下面的建议来自做发票工具时观察到的卡点：大家卡住的往往不是排版，而是编号、税额、付款条款和催款。
开始之前要准备什么
先把这些信息准备好，几分钟就能做完：
- 你的信息：公司名称（个人接单就写本人姓名）、地址、邮箱；登记了销售税或增值税的，准备好税号。
- 客户信息：客户的法定名称或公司名称、账单地址、负责审批付款的人或部门。问一下是否需要在发票上写采购订单号（PO number）。
- 交付内容：工时、件数、里程碑或固定费用，必要时附上日期。
- 约定的价格和条款：谈好的单价或报价、已付定金、付款期限。
- 收款方式：银行账户（跨境收款需要 SWIFT 信息）、PayPal 账号或付款链接。
制作发票的步骤
这是 Invoiceize 编辑器载入示例数据后的真实截图。下面的步骤不管用什么工具都适用。
第 1 步：写上你的信息和 Logo
在顶部写上你的名称、地址和联系邮箱，有 Logo 就加上。带品牌的发票看起来更正规，在客户满是 PDF 的收件箱里也更好认。登记了销售税、增值税或 GST 的，把登记号写在这里。
在 Invoiceize 里，这些信息、Logo 和主题色可以存进品牌套件，以后每张新发票都会自动带上。
第 2 步：写上收款对象
在 “Bill to”（客户）标题下，写上客户希望出现在账上的准确名称和账单地址。企业客户加上负责处理发票的人或团队（如 “Attn: Accounts Payable”）。抬头写错主体，是发票被退回最常见的原因之一。
如果货物寄往别处，另加一个 “Ship to”（收货地址）。
第 3 步：给发票编号
每张发票都要有唯一的编号，你和客户靠它指代这张发票，你的记录也靠它证明没有缺漏。编号方法见下面的发票编号怎么编。
第 4 步：写开票日期、到期日和付款条款
开票日期是你开出发票的那天，到期日是你期望收到款的日子。付款条款描述两者之间的间隔：
- Due on receipt（收到即付）：适合金额小的一次性项目。
- Net 15 / Net 30 / Net 60：开票日起 15、30 或 60 天内付款。企业客户最常见的是 Net 30。
- 2/10 Net 30：10 天内付款享 2% 折扣，否则 30 天内付全款。
直接写出具体的到期日，而不只是 “Net 30”。“2026 年 10 月 26 日前付款” 不会有任何歧义。如果合同里约定了付款期限，以合同为准。
第 5 步：列出收费明细
每个商品或服务一行，四列：内容、数量、单价、金额。描述要具体到项目外的人也看得懂：
- 含糊：“设计费”
- 清楚：“首页和价格页设计，含 2 轮修改”
按小时计费的，数量写工时，单价写时薪，按周或按任务分组；承包类工作把人工和材料分行列。按小时计费和承包商模板就是这样排的。
第 6 步：加上折扣、税费和运费
在明细下面先写小计，再把每一项调整单独列一行：
- 折扣：按百分比或固定金额，从小计里扣除。
- 税费：写明税种和税率（如 “Sales tax 8.25%” 或 “VAT 20%”），通常按折后金额计算。
- 运费：如有邮寄或配送费用。
是否需要计税、对什么计税，取决于你和客户所在地以及你卖的是什么。没有登记销售税或增值税的，不要自己加。拿不准就咨询会计或查看当地税务机关网站。
第 7 步：写明总额和应付余额
总额 = 小计 − 折扣 + 税费 + 运费。客户已经付过定金或部分款项的，写成 “已付金额”，并清楚写出剩余的应付余额。一定要注明币种，尤其是海外客户：单写 ”$” 可能是美元、加元或澳元。
第 8 步：写付款信息和备注
告诉客户具体怎么付：开户行、户名、账号（跨境电汇写 SWIFT/BIC，欧洲客户可能还需要 IBAN），或 PayPal 账号、付款链接。需要的话加一句备注，比如感谢语、逾期政策或付款时要填写的参考号。
第 9 步：检查、存成 PDF、发送
按下面的检查清单过一遍，然后导出 PDF。PDF 在任何设备上看起来都一样，也不会被误改，这一点 Word 和表格文件做不到。文件名起得清楚一些，比如 INV-0042-Harbor-and-Hops.pdf，发给负责审批付款的人。
发票编号怎么编
发票编号只需要唯一且一致，但有些方案用起来更省心：
| 方案 | 例子 | 适合 |
|---|---|---|
| 简单连续编号 | INV-0001、INV-0002 | 大多数自由职业者和小公司 |
| 年份 + 序号 | 2026-001、2026-002 | 一眼看出年份，每年重新开始 |
| 客户代码 + 序号 | ACME-001、ACME-002 | 客户少、每个客户发票多 |
| 按日期 | 20260926-01 | 一天开好几张 |
几条能省去后续麻烦的规则：
- 不要重复使用或故意跳号。缺号和重号正是审计最先查的地方；在欧盟，增值税发票必须使用唯一的连续编号。
- 不要删除已发出的发票。开错了就开一张冲销单（credit note）作废它，再用下一个编号重开。
- 用 0 补位（0001 而不是 1），在文件夹和表格里才能正确排序。
- 从 0001 开始完全没问题。有人从更大的数字开始显得有规模，这也可以，但保持一致比起始数字重要。
Invoiceize 会在你上一张发票编号的基础上自动建议下一个，比如 INV-0009 之后是 INV-0010，2026-099 之后是 2026-100。
用什么工具做发票最好？
现实中有五种做法。没有哪种适合所有人，取决于你每月开多少张、还需要哪些功能。
| 方式 | 费用 | 适合 | 优点 | 缺点 |
|---|---|---|---|---|
| Word 或 Google 文档 | 免费或已拥有 | 偶尔开票、内容固定 | 熟悉；版式完全可控 | 手动算数；容易忘改编号和日期；发出后文件可被修改 |
| Excel 或 Google 表格 | 免费或已拥有 | 会用公式的人 | 公式能算合计和税额；方便做台账 | 版式容易乱；公式容易被覆盖；导出干净的 PDF 要花心思 |
| 免费在线发票生成器 | 免费 | 每月开几张的自由职业者和小公司 | 快；自动算合计和税；PDF 干净；无需设置 | 记账功能少；要留意数据存在哪里 |
| 会计软件（QuickBooks、Xero、FreshBooks 等） | 通常按月订阅，部分有免费方案 | 需要记账、跟踪回款和提醒的企业 | 跟踪已付未付；自动提醒；在线收款；报税报表 | 要花钱；需要设置和学习；只开几张发票用不上 |
| 支付平台（PayPal、Square、Stripe） | 发送免费，收款时收手续费 | 希望客户用卡或 PayPal 快速付款 | 客户能直接从发票付款 | 每笔收款有手续费；发票样式和字段有限 |
说清楚我自己做的工具：Invoiceize 属于第三类。免费、不用注册，自动计算合计、税费、折扣和运费，下载的 PDF 没有水印。你的发票保存在你自己的浏览器里，不存到我们的服务器，隐私更好，但也意味着不会同步到其他设备。它不发催款提醒，也不代收款项；需要这些功能的话，会计软件更合适。
用 Word 或 Google 文档做发票
新建文档或打开自带的发票模板（Word 和 Google 文档都有模板库），把占位文字换成你的信息，用表格列收费明细，自己算好合计。每次复用文件时都要核对编号和日期，最后导出为 PDF。
用 Excel 或 Google 表格做发票
设置内容、数量、单价、金额四列，每行金额用 =B2*C2 这样的公式，小计用 =SUM(D2:D10)。再加上折扣、税费（如 =D11*0.06）和总额几行。把公式单元格锁定，避免被覆盖，完成后导出 PDF。
用模板做发票
模板提供版式，你只需填内容。发票模板页面有适合自由职业者、咨询顾问、按小时计费、承包商的版式和空白发票，每一个都会带着示例信息在生成器里打开，替换成你自己的即可。
完整示例：含折扣、税费和运费的发票
一位摄影师给客户开活动拍摄的发票，老客户打 9 折，另有税费和一本寄送的纸质相册：
| 项目 | 数量 | 单价 | 金额 |
|---|---|---|---|
| 活动摄影（小时） | 4 | ¥800.00 | ¥3,200.00 |
| 照片精修（张） | 25 | ¥60.00 | ¥1,500.00 |
| 纸质相册，25 × 25 cm | 1 | ¥900.00 | ¥900.00 |
| 小计 | ¥5,600.00 | ||
| 折扣（10%） | −¥560.00 | ||
| 税（6%，示例） | ¥302.40 | ||
| 运费 | ¥20.00 | ||
| 应付总额 | ¥5,362.40 |
逐步计算：
- 每行金额：4 × ¥800.00 = ¥3,200.00；25 × ¥60.00 = ¥1,500.00；1 × ¥900.00 = ¥900.00。
- 小计：¥3,200.00 + ¥1,500.00 + ¥900.00 = ¥5,600.00。
- 折扣：¥5,600.00 的 10% = ¥560.00，折后 ¥5,040.00。
- 按折后金额计税：¥5,040.00 × 6% = ¥302.40。
- 总额：¥5,040.00 + ¥302.40 + ¥20.00 运费 = ¥5,362.40。
这里税费按折后金额计算、运费不计税，这是常见做法，但各地规则不同。税率和计税范围只是示例，请按适用于你的规定来写；在中国大陆需要税务发票的，仍要通过电子税务局另行开具。
在发票生成器里，折扣、税率和运费各填一次，它就按同样的顺序计算：先折扣，再按折后金额计税，最后加运费。
发送前检查清单
发出之前核对：
- 发票编号唯一，并且接着上一张
- 写了开票日期和具体的到期日
- 客户名称、公司和账单地址正确，需要的话写上 PO 号
- 每一行都有清楚的内容、数量、单价和金额
- 小计、折扣、税费（含税率）和运费加起来等于总额
- 定金或之前的付款已扣除，应付余额清楚
- 注明了币种
- 付款信息完整：银行账户、PayPal 或付款链接
- 已登记税号的，税号已写上
- 是 PDF 文件、文件名清楚，发给了负责审批付款的人
发出发票之后该做什么
做好发票只完成了一半，另一半是把钱收回来。
- 完工当天就发。开票晚一天，回款往往也晚一天。
- 附一封简短的邮件。比如：“Hi Sam，附件是 9 月拍摄的发票 INV-0042，金额 ¥5,362.40，10 月 26 日到期，付款信息在发票上。再次感谢！” 邮件里也写上金额和到期日，客户不用打开 PDF 就知道欠多少。
- 留存副本并记台账。记下编号、客户、金额、发送日期、到期日和收款日期，用一张表格就够。
- 礼貌地跟进。到期前几天友好提醒一次，逾期后第二天再提醒一次，大多数拖款都能解决。提醒时带上发票编号并重新附上发票。
- 了解逾期的权利。以英国为例，企业可以对逾期的商业款项按法定利率收取利息，利率为 8% 加英格兰银行基准利率。其他国家有各自的规定；在发票上写明逾期政策，无论在哪里都能让预期更清楚。
- 收款后开收据。在台账里标记为已付，客户需要的话发一张收据，可以用收据生成器按同样的信息生成。
常见问题
怎么免费做发票？
用免费的在线发票生成器，或 Word、Google 文档、Excel、Google 表格里的模板。用生成器的话合计和税费自动算好，可以直接下载 PDF。Invoiceize 免费、不用注册、没有水印。
个人没有注册公司能开 invoice 吗？
在大多数国家可以，个体经营者和自由职业者可以用本人名义开具，在公司名称的位置写上你的全名和联系方式。登记了销售税或增值税的，需要遵守相应发票的额外规定。在中国大陆，法定税务发票需通过税务机关开具（个人可按规定申请代开），自制的 invoice 不能替代。
第一张发票用什么编号？
什么数字都可以，只要之后的发票接着编、不重复。INV-0001 或 2026-001 是常见的起点，从 1001 这样更大的数字开始也可以，重要的是唯一且连续。
用手机能做发票吗？
可以。在手机浏览器里打开在线发票生成器即可，Invoiceize 在手机上不用装 App 就能用。会计软件和 PayPal 也有能开发票的手机应用。无论用哪种，最后都下载或分享 PDF。
发票发 PDF 还是 Word？
发 PDF。它在任何设备上都一样、打印不走样，也不会被误改。Word 和表格文件换台电脑版式可能会乱，还能被编辑，不适合用来请款。
已经发出的发票写错了怎么办？
如果客户还没入账，发一份更正版本并简单说明。如果已经记进了任何一方的账，就开一张冲销单作废原发票，再用下一个编号重开。不要重复使用旧编号，也不要从记录里删除原发票。
发票和报价单有什么不同？
报价单在开工前，告诉客户大概要花多少钱，客户可以接受或拒绝；发票在完工后（或到约定节点）要求付款。需要先报价的话，从报价单生成器开始。